Barrierefreie Dokumente mit Word erstellen und in PDF konvertieren (NEU)

01.10.2024

Beschäftigte der Nds. Landesverwaltung, welche im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben barrierefreie Dolumente mit MS Word konzipieren und erstellen.

Dienststellen und Behörden verwenden PDF-Dateien zur Kommunikation. Der Hauptgrund dafür ist die unverfälschte, layoutgetreue Wiedergabe der Information. Die Dokumente sind im Idealfall barrierefrei. Um diese Barrierefreiheit zu gewährleisten, muss die visuelle Nutzung von Inhalten an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Oft wird zur Erstellung der Quell-Dokuments MS Word eingesetzt. Um Barrierefreigeit zu erreichen, ist es erforderlich, die Inhalte solcher Dokumente mit zusätzlichen Strukturinformationen („Tags“), Lesezeichen und Texten zu versehen, welche die Nutzung des Inhaltes ermöglichen. Hierfür sind sowohl methodisch-sprachliche Kenntnisse sowie der Einsatz bestimmter Funktionen von Word erforderlich. Die Veranstaltung vermittelt dieses Grundlagenwissen, um PDF-Dokumente künftig barrierefrei mit MS Word konzipieren, texten und gestalten zu können.

• Sensibilisierung für Barrieren: Wie sehbeeinträchtigte und blinde Menschen die Nutzung herkömmlicher PDF-Dokumente erleben.
• Wo der Einsatz von PDF-Dokumenten sinnvoll ist: interaktive Formulare, Mitteilungen, Dokumente, die eine rechtliche Verbindlichkeit in sich tragen, z. B. Rechnungen grafisch gestaltete Dokumente wie Broschüren und Info-Flyer.
• Anforderungen an barrierefreie PDF: u.a. möglichst geringer Informationsverlust, Bedienung ausschließlich mit der Tastatur, Erhaltung der Lesereihenfolge, individuelle Veränderung von Schriftbild und Kontrasten, automatische Erkennung durch Sprachausgabesysteme.
• Prüfung bestehender Dokumente auf Barrierefreiheit in Word 2019
• „Tagged PDF“ als Grundlage für barrierefreie PDf-Dokumente: Zusätzliche Strukturierung von Inhalten mit Überschriften und Absätzen zur erleichterten Navigation und Zuordnung von Inhalten.
• Was einen „Alternativtext“ auszeichnet: Formulierungsgrundsätze erklärender Texte zu Fotos, Grafiken, Piktogrammen bei Wortwahl und Satzbau.
• Inhaltsverzeichnis mit Hilfe von Lesezeichen: Die direkte Zugänglichkeit von PDF-Dokumenten wird auch durch Lesezeichen gewährleistet, über welche Screenreader-Nutzer in einem Dokument navigieren können
• Grenzen der Barrierefreiheit

Der Umgang mit Word 2019 zur Herstellung der Barrierefreiheit wird vermittelt und anhand von beispielhaften Dokumenten trainiert, um im Arbeitsalltag die Barrierefreiheit umsetzen zu können.

Die Veranstaltung ist keine klassische EDV-Schulung, sondern eine Mischung aus Kommunikationsseminar und Word-Anwenderschulung.

Es wird vermittelt, wie Word-Dokumente bei der Entstehung inhaltlich gegliedert sein müssen, um barrierefrei zu sein, welche zusätzlichen Elemente und Texte erforderlich sind, wie man diese bedarfsgerecht formuliert und auch, wie sich dadurch der Entstehungsprozess eines barrierefreien Dokumentes - und damit die bisherige Arbeitsweise - verändert.

Gerne können Sie im Vorfeld eigene Dokumente übermitteln, welche dann im Seminar gemeinsam als Beispiele aus der Praxis bearbeitet werden können.

Das Seminar hat Workshop-Charakter und bietet fachlichen Input zum Thema, Analyse von Praxisbeispielen hinsichtlich Barrierefreiheit, Diskussion und Erfahrungsaustausch. Die Teilnehmenden bearbeiten eigene Textbeispiele – sowohl in Einzelarbeit als auch interaktiv in Gruppenarbeit. Die Teilnehmenden haben die Möglichkeit, im Vorfeld eigene Praxisbeispiele einzureichen, die während des Online-Seminars analysiert, diskutiert und bearbeitet werden.

Die Schulung wird mit Office 2021 durchgeführt. Ein routinierter Umgang mit Word wird vorausgesetzt.